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monitorización proactiva

Optimizar la gestión de entregas con la monitorización proactiva

La gestión de las entregas es una de las partes de mayor peso y relevancia en cualquier empresa logística y, por ello, es imprescindible incorporar la monitorización proactiva en nuestra operativa, con el fin de llevar a cabo la realización de servicios de manera satisfactoria.

El auge del comercio online, especialmente transcurrida la pandemia, es una evidencia más del cambio de paradigma en cuanto a los hábitos de compra de la gran mayoría de consumidores, ya que se plantea un nuevo escenario donde toman partido las grandes ventajas del ecommerce, como es la comodidad de la compra en cualquier lugar o la posibilidad de comprar productos y precios.

Teniendo en cuenta que este modelo de comercio electrónico ha venido para quedarse y muy probablemente crecer e innovar en los próximos años, es primordial garantizar una gestión óptima de los recursos logísticos para así ofrecer una gestión de las entregas eficiente y satisfactoria para los clientes.

En este sentido, la organización, eficiencia y, especialmente, la facilidad de adaptación en las entregas son factores clave para lograr repartos rápidos y óptimos. Todo ello contribuirá enormemente en la satisfacción de nuestros clientes y, por lo tanto, en la buena imagen de nuestra compañía.

Por todo ello y dada la importancia de la gestión de las entregas, en la actualidad muchas empresas han optado por implementar softwares especializados en la última milla que permitan llevar a cabo la operativa de las entregas de manera eficiente. La incorporación de herramientas especializadas en la gestión última milla en empresas logísticas es la solución a muchas de las inconveniencias que puedan surgir como una mala planificación en los repartos o llevar un seguimiento exhaustivo de la operativa para así poder llevar a cabo una entrega más productiva y satisfactoria.

Monitorización proactiva

Como se ha expuesto anteriormente, la gestión de las entregas es ya un factor determinante en el buen funcionamiento de cualquier empresa logística y la implementación de herramientas que nos ayuden a gestionarlo cobra cada vez mayor importancia.

En este sentido es importante tener en cuenta conceptos como es la monitorización proactiva.

¿Qué es la monitorización proactiva?

La monitorización proactiva es el seguimiento en vivo de la planificación diaria de servicios y entregas que advierte de posibles fallos y errores a la vez que permite poder reaccionar y adaptar la operativa de manera satisfactoria.

¿Cómo debe ser una buena monitorización proactiva?

Precisamente, una monitorización proactiva adecuada deberá contar con suficientes herramientas y funcionalidades que permitan la reacción favorable a tiempo de nuestra operativa.

De este modo, es imprescindible que incorporemos herramientas de gestión de las entregas que cuenten con la monitorización proactiva y que ésta sea lo suficientemente completa.

A tener en cuenta, una buena monitorización debe contar con la posibilidad de realizar el seguimiento en tiempo real de la operativa: poder visualizar en todo momento y en directo cuál es el transcurso de la operativa.

Además, y en relación con el seguimiento en tiempo real de la operativa, es imprescindible que incorpore las suficientes funciones que permiten la reacción a tiempo ante posibles fallos o errores. Por ejemplo, es importante que tenga en cuenta la posibilidad de cambio en el orden de las paradas o servicios. En el caso de que surja un imprevisto y debamos dar prioridad a una parada frente al resto, será imprescindible que contemos con la herramienta adecuado que nos permita poder realizar este cambio fácilmente.

Por otro lado, también es importante en cuanto a la monitorización proactiva, que nuestro software de gestión de entregas cuente también con la posibilidad de poder realizar un cambio en la asignación de los servicios entre un conductor y otro. Por ejemplo, gracias a la visualización en directo podemos ver como uno de nuestros conductores debe desviarse de la ruta y queda una parada pendiente de realizar: en este caso, podremos cambiar con facilidad la asignación de esa parada de un conductor a otro, para que así dicha parada o servicio pueda realizarse correctamente.

También es muy importante la monitorización proactiva en lo que respecta a nuestros clientes. Gracias a poder realizar un seguimiento exhaustivo y en directo de la operativa, se podrá dar aviso a tiempo a nuestros clientes de, por ejemplo, un retraso, lo que habrá permitido reaccionar y posteriormente poder realizar el servicio de manera eficiente.

Todas estas características y funciones de la monitorización proactiva son imprescindibles pero, también es conveniente tener en cuenta la magnitud de la operativa y lo estresante que puede llegar a ser. Por ello, también es importante tener en cuenta que la monitorización proactiva puede hacerse de manera cómoda y amable: poder saber lo que está pasando en una única pantalla y sin necesidad de estar pulsando los diferentes inputs de manera constante.

Para ello, debemos incorporar una herramienta que permita que la monitorización proactiva sea posible y completa pero, además que ésta sea independiente y que únicamente tengamos que tener la pantalla abierta sin necesidad de estar constantemente pendientes, sino simplemente ver de reojo que todo va sobre lo planeado o que alguna de las rutas está teniendo un comportamiento no esperado. En ese momento, es cuándo deberemos prestar atención e identificar cómo solucionar el problema.

Diferencias entre monitorización proactiva y monitorización reactiva

Si bien es cierto que cada vez más compañías apuestan por la mejora continua e incorporan mecanismos como la monitorización dado sus grandes beneficios, aún hay rezagados que se quedan atrás haciendo una monitorización reactiva, una manera de proceder obsoleta en la actualidad.

Monitorizando proactivamente podremos avanzarnos a posibles problemas. Un cliente informado en todo momento, permite que frente a cualquier incidencia podemos actuar con rapidez ofreciendo soluciones de forma proactiva, como por ejemplo, que se vaya a llegar más tarde de lo previsto. Ser proactivos permite avanzarse a posibles problemas que puedan surgir y no únicamente conseguir evitarlos, sino también pensar en la satisfacción del cliente ofreciéndole soluciones y alternativas, que sin duda valorarán muy positivamente.

Por contra, una monitorización reactiva no contempla posibles problemas que puedan surgir. Únicamente los tiene en cuenta una vez ya han ocurrido, normalmente cuando la espera ya excede lo habitual. En ese momento, ya es tarde para dar una solución satisfactoria al cliente.

El caso habitual, cuando un cliente toma la decisión de llamar. Esa situación se da habitualmente por la falta de información y visibilidad al cliente que no le permite adaptar su día a día a la operativa. Esa situación genera estrés e incertidumbre en el cliente. La llamada es una señal de que cualquier cambio que hagamos para satisfacer la demanda de ese cliente generará retrasos extra en el resto y no sólo eso, la presión añadida para los conductores.

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41 Comments

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